นิยามและเทคนิคการปฏิบัติ ส. สะดวก

ส สะดวก คือ การจัดวางหรือจัดเก็บสิ่งของต่าง ๆ ในสถานที่ทำงานอย่างเป็นระบบ เพื่อประสิทธิภาพ คุณภาพ และ ความปลอดภัยในการทำงาน โดยมุ่งเน้นส่งเสริมให้เกิดประสิทธิภาพในการทำงาน ตั้งแต่การจัดหมวดหมู่สิ่งของให้เป็นระบบ ระเบียบการประยุกต์ใช้สัญลักษณ์สี การทำป้ายชี้บ่ง การทาสีตีเส้นบริเวณพื้นอาคารเพื่อแบ่งแยกพื้นที่ ทั้งในการจัดวางของพื้นที่ จัดวางอุปกรณ์ เครื่องมือ
ถ้าหน่วยงานหรือพื้นที่ขาดการปฏิบัติตาม ส สะดวก ย่อมทำให้ขาด ประสิทธิภาพ และประสิทธิผลในการทำงาน เช่น
เสียเวลาในการค้นหา
ไม่กำหนดตำแหน่งวางที่แน่นอน
วางปะปนกัน ไม่แบ่งหมวดหมู่
ไม่เก็บเข้าที่
ขาดความเป็นระเบียบในสถานที่ทำงาน
การปฏิบัติ ส สะดวก นั้นเมื่อได้ดำเนินการ ส สะดวก เป็นที่เรียบร้อยแล้วพื้นที่ปฏิบัติงานจะเหลือแต่ของที่จำเป็นในการทำงานเท่านั้น จากนั้นควรวางแผนในการจัดวางสิ่งของ เอกสารต่าง ๆ เหล่านั้นให้เป็นระบบหมวดหมู่เพื่อง่ายในการหยิบใช้ ลดเวลาในการค้นหา ซึ่งการวางแผนในการจัดความเป็นสิ่งสำคัญที่ผู้ปฏิบัติ 5 ส ควรคำนึงถึง

การที่จะสร้างให้ ส สะดวก เกิดขึ้นกับสิ่งของ อุปกรณ์เครื่องมือเอกสารได้นั้นมีขั้นตอนในการดำเนินการ เพื่อให้เกินความสะดวก ดังนั้น
     1. วางแผนการกำหนดที่วางของให้ชัดเจน
     2. จัดวางให้เป็นระเบียบ หมวดหมู่
     3. มีป้ายชื่อแสดงที่วางของ
     4. มีป้ายชื่อติดสิ่งของที่จะวาง
     5. ทำผังแสดงตำแหน่งวางของ
     6. ตรวจเช็คเป็นประจำ

TOP

การปฏิบัติ ส สะดวก ต้องคำนึงถึงหลักการสำคัญ 3 ประการ คือ

ประสิทธิภาพ

หมายถึง การปฏิบัติ ส สะดวก โดยการ ประยุกต์ใช้ป้ายชี้บ่งการทำสันแฟ้มเอกสาร การใช้สัญลักษณ์สี การจัดสิ่งของเป็นระบบหมวดหมู่ผู้ปฏิบัติกิจกรรม 5 ส ต้องคำนึงถึงเรื่องประสิทธิภาพ ความเหมาะสมในการใช้งานสิ่งของนั้น ทำป้ายชี้บ่งเพื่อให้สะดวกในการค้นหา การจัดเรียงเครื่องมือตามลำดับขั้นตอนในการใช้งาน

คุณภาพ

หมายถึง การจัดเก็บสิ่งของ โดยคำนึงถึงหลักคุณภาพของสิ่งของนั้น การจัดเก็บจำเป็นต้องคำนึงถึงหลักคุณภาพ นอกจากนั้นการนำไปใช้งานต้องคำนึงถึงหลักการ FIFO : Fist In First Out คือ สิ่งของใดซื้อมาก่อนจัดเก็บเข้าไปในคลังสินค้าก่อน ต้องนำสิ่งของนั้นไปใช้ก่อน เพื่อให้เกิดการหมุนเวียน

ความปลอดภัย
หมายถึง การจัดเก็บสิ่งของ โดยคำนึงถึงหลักความปลอดภัย ทั้งในเรื่องมาตรฐานการจัดวางความปลอดภัยในการจัดเก็บ รวมถึงความปลอดภัยของผู้จัดเก็บสิ่งของเหล่านั้นด้วย

หลักการทำ ส สะดวก ในบริเวณพื้นที่สำนักงาน

บริเวณพื้นที่สำนักงานมีการจัดวาง โต๊ะ เก้าอี้ อุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานอย่างเป็นระเบียบเรียบร้อย สะดวกในการทำงานและ มีจำนวนที่เหมาะสม โดยการจัดวางผังสำนักงาน (Layout) ควรคำนึงถึงประสิทธิภาพในการทำงาน

ในสำนักงานมีผังแสดงพื้นที่ทำงาน รวมถึงป้ายแสดงห้อง หน่วยงาน ชื่อตำแหน่งของผู้ทำงาน จุดที่บุคคลภายนอกต้องติดต่อ

ตู้เอกสารมีการจัดเก็บเอกสาร โดยแบ่งหมวดหมู่เอกสาร และหน้าตู้เอกสารมีการจัดทำป้ายดัชนีแสดงว่าในตู้เก็บมีเอกสารใดอยู่บ้าง แฟ้มเอกสารมีการจัดทำป้ายชี้บ่งสันแฟ้มแสดงชนิดของเอกสารและมีหมายเลขลำดับของแฟ้มในตู้ รวมถึงอาจมีการใช้สัญลักษณ์สี แบ่งประเภทแฟ้มได้ด้วย

แบบฟอร์ม มีการจัดทำป้ายชื่อ ชนิดของแบบฟอร์มติดอยู่ที่หน้าช่องเก็บแบบฟอร์ม

เอกสารสำคัญของสำนักงาน ควรมีการจัดเก็บในบริเวณพิเศษที่เหมาะสมนอกจากนั้นเอกสารทางบัญชีมีความจำเป็นต้องเก็บ ไว้เป็นเวลานาน ควรมีการจัดเก็บ ให้เป็นระเบียบโดยจัดเก็บลงในกล่องและที่กล่องมีป้ายติดแสดงรายละเอียด เช่น ชนิดของเอกสาร ปีที่จัดเก็บ ผู้รับผิดชอบ

TOP

กุญแจ หรือวัสดุต่าง ๆ ควรมีหมายเลข หรือเลขรหัสกำกับ และหาจุดจัดวางที่เหมาะสม เช่น อาจอยู่บนแผง หรือกล่อง โดยมีป้าย บอกเลขลำดับ หรือเลขรหัสติดไว้

บอร์ดประกาศ ควรปรับปรุงข้อมูล บนบอร์ดในสำนักงาน หน่วยงาน ให้ทันสมัยอยู่เสมอข้อมูลใดที่ไม่ต้องการแล้วควรสะสาง ออกไปจากบอร์ดประกาศนอกจากนั้นควรจัดบอร์ดประกาศให้สวยงามน่าอ่าน

อุปกรณ์ป้องกันอัคคีภัย ได้แก่ ถังดับเพลิง ตู้เก็บสายดับเพลิง ควรมีการตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอว่าอุปกรณ์ต่างๆ อยู่ในสภาพ พร้อมใช้งาน ถังดับเพลิงต้องตรวจสอบความดันในถังว่าอยู่ในระดับใช้งาน

อุปกรณ์เครื่องใช้ในสำนักงานได้รับการเช็คทำความสะอาดและตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอ เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องถ่าย เอกสาร โทรศัพท์ โทรสาร

ควรดำเนินการ ส สะสาง และ ส สะดวก ข้อมูลในเครื่องคอมพิวเตอร์ โดยสะสางข้อมูลไฟล์คอมพิวเตอร์ที่ไม่จำเป็นแล้ว นอกจากนั้นควรจัดเก็บไฟล์คอมพิวเตอร์เป็น Folder เพื่อที่ข้อมูลในคอมพิวเตอร์จะได้เป็นระบบระเบียบและใช้งานสะดวก

หลักการทำ ส สะดวก ในบริเวณพื้นที่อาคาร

เครื่องมือที่ใช้งานร่วมกัน
วางแผนการจัดเก็บเครื่องมือให้เป็นหมวดหมู่ เช่น หมวดเครื่องมือโสตฯ หมวดอุปกรณ์สำนักงาน
กำหนดตำแหน่งของที่จัดเก็บเครื่องมือ และมีการใช้เส้น สี ป้ายชี้บ่ง แสดงพื้นที่วางเครื่องมือ
จัดเก็บเครื่องมือ
มีป้ายชื่อของผู้ที่หยิบไปใช้และวันที่ผู้หยิบยืมไปใช้
กำหนดมาตรฐานให้ผู้ใช้เครื่องมือเก็บเครื่องมือเข้าที่เมื่อใช้งานเสร็จ
ระบุชื่อผู้รับผิดชอบดูแลเครื่องมือ
ไม่วางสิ่งของอย่างอื่นในที่เก็บเครื่องมือ

พัสดุคงคลัง

มีป้ายแสดงตำแหน่งการวางของ
มีป้ายชี้บ่งพัสดุ
กำหนดระดับ ต่ำสุด สูงสุด ของการจัดเก็บให้เห็นได้ง่ายและชัดเจน
การจัดเก็บและหยิบใช้ต้องคำนึงถึงหลักการ FIFO

หัวใจของ ส สะดวก
มีที่สำหรับของทุกสิ่ง และของทุกสิ่งต้องอยู่ในที่ของมัน