นิยามและเทคนิคการปฏิบัติ ส. สุขลักษณะ

ความหมายของสุขลักษณะ แบ่งออกได้เป็น 2 ความหมายหลัก ๆ คือ
1. การรักษามาตรฐานการปฏิบัติ 3 ส แรกที่ดีไว้ และยกระดับมาตรฐานให้สูงขึ้น
ซึ่งในความหมายนี้จะก่อให้เกิดการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง การปรับปรุงอย่างต่อเนื่องจะเกิดขึ้นได้จะต้องเริ่มจากการมีมาตรฐานเพื่อใช้ในการอ้างอิงก่อนจากนั้นก็พัฒนาปรับปรุมาตรฐานให้ดีขึ้นเรื่อย ๆ มาตรฐานที่ว่านี้ หมายความถึงมาตรฐานการปฏิบัติ 5 ส ของแต่ละพื้นที่ มาตรฐานดังกล่าวเป็นสิ่งจำเป็นที่จะต้องมีเพื่อให้การทำ 5ส มีแบบแผนที่ชัดเจน การกำหนดมาตรฐานจะต้องทำให้เหมาะสมกับแต่ละพื้นที่ เพราะหากกำหนดมาตรฐานไม่เหมาะสมแล้ว จะทำให้สมาชิกพื้นที่เกิดการต่อต้านและไม่ปฏิบัติตามในที่สุด
2. การปรับปรุงสภาพแวดล้อมในการทำงานให้ดีขึ้น
ความหมายของการปรับปรุงสภาพแวดล้อมในการทำงานให้ดีขึ้น เกิดจากการที่ได้ทำ 3ส แรก อย่างต่อเนื่องจนทำให้สภาพแวดล้อมในการทำงานดีขึ้น อันจะนำไปสู่ประสิทธิภาพในการทำงานที่เพิ่มขึ้น คุณภาพของงานที่ดีขึ้นตามลำดับ

ทำไมต้องทำสุขลักษณะ
     1. เพื่อรักษามาตรฐานของความเป็นระเบียบ
     2. ป้องกันไม่ให้กลับไปสู่สภาพที่ไม่ดี
     3. ให้เกิดความสร้างสรรค์ในการปรับปรุงงาน
     4. เพื่อความสมบูรณ์ทั้งสุขภาพร่างกายและจิตใจของบุคลากร

สิ่งที่เป็นตัวบ่งบอกว่าองค์กรยังดำเนินการไปไม่ถึงขั้นสุขลักษณะคือ
- การวางของล้ำเส้นทางเดิน โดยทั่วไปเมื่อมีการดำเนินกิจกรรม 5ส แต่ละพื้นที่มักจะทำการทาสี ตีเส้นบริเวณต่าง ๆ เช่น ทางเดิน บริเวณที่วางของ เป็นต้น ในระยะแรกของการดำเนินกิจกรรม จะมีการวางสิ่งของตามที่ได้กำหนดไว้ แต่เมื่อดำเนินการไปสักระยะอาจจะพบว่าไม่ได้วางของในบริเวณที่กำหนด มีการวางล้ำเส้นออกมา ซึ่งก็เป็นสิ่งที่สามารถบ่งบอกได้ว่า การดำเนินกิจกรรม 5 ส ยังไม่ถึงขั้นสุขลักษณะ
- การวางอุปกรณ์ผิดตำแหน่งที่กำหนด บริเวณที่เก็บอุปกรณ์ส่วนใหญ่มักได้รับการจัดการให้เป็นระเบียบ มีการกำหนดที่วางให้กับอุปกรณ์ต่าง ๆ อย่างชัดเจน เช่น การเขียนป้ายระบุไว้ตรงบริเวณที่จัดวาง ซึ่งหากการดำเนินกิจกรรมไม่ต่อเนื่อง ก็จะพบว่าการวางอุปกรณ์ไม่เป็นไปตามที่กำหนดไว้
- เริ่มมีการสะสมสิ่งของที่ไม่จำเป็นในการทำงาน การเริ่มต้นทำ 5ส โดยทั่วไปมักจะทำการสะสางสิ่งของที่ไม่จำเป็นในการทำงานออกไป ซึ่งในช่วงเริ่มต้นหรือในวันทำความสะอาดใหญ่จะทำได้อย่างดี มีการสะสางกันได้มากมาย แต่เมื่อดำเนินการไปสักระยะ จะพบว่า เริ่มมีการสะสมสิ่งของต่าง ๆ เพิ่มขึ้นแสดงว่าไม่ได้นำหลักการสะสางมาใช้อย่างต่อเนื่อง
- ไม่ได้ปฏิบัติตามมาตรฐาน 5 ส อย่างสม่ำเสมอ การปฏิบัติตามมาตรฐาน 5ส อย่างสม่ำเสมอ จะทำให้ก้าวไปสู่ขั้นสุขลักษณะได้ แต่ถ้าไม่ได้ปฏิบัติอย่างสม่ำเสมอ โอกาสที่จะก้าวไปสู่ขั้นนี้ก็ทำได้ลำบาก
- มีฝุ่น ผงกระจายอยู่ตลอดเวลา และไม่ได้มีความพยายามหาวิธีป้องกัน ในการทำ 5ส จะต้องมีการปรับปรุงสภาพแวดล้อม ให้ดีขึ้นอย่างต่อเนื่องหาก? พบว่ายังมีการกระจายของฝุ่น ผง โดยไม่มีการดำเนินการป้องกัน แสดงว่าสมาชิกในพื้นที่ละเลยที่จะปรับปรุงสภาพแวดล้อมให้ดีขึ้น
- สภาพแวดล้อม แสง สี อากาศ ไม่เหมาะต่อสภาพการทำงาน
- มีเศษกระดาษ ก้นบุหรี่ทิ้งอยู่ตามพื้น กระถางต้นไม้ หรือซอกมุมต่าง ๆ
สุขลักษณะจะเกิดขึ้นหรือไม่ เริ่มจากการปรับเปลี่ยนหน่วยงานและบุคลากรด้วยการทำ สะสาง สะดวก สะอาด หลังจากนั้น จึงจัดตั้ง มาตรฐานของกลุ่ม ของพื้นที่หรือมาตรฐานกลางที่ใช้ทั่วทั้งหน่วยงานเพื่อให้บุคลากรปฏิบัติตามมาตรฐาน และมั่นใจว่าการปฏิบัติ 3ส แรก เป็นการปฏิบัติในส่วนหนึ่งของการทำงานอย่างสม่ำเสมอทุกวัน ถ้า 3ส แรกไม่สามารถรักษาไว้ได้ สุขลักษณะก็จะเกิดขึ้นไม่ได้
การจะรักษามาตรฐานไว้ได้นั้นต้องให้ทุกคนในที่ทำงานสามารถเห็นความผิดปกติที่เกิดขึ้นได้ง่ายและชัดเจน รวมถึงการไม่ปล่อยปละละเลยกับสิ่งที่เกิดขึ้นการทำเช่นนั้นได้ต้องหลักการควบคุมด้วยการมองเห็น (Visual control) เข้ามาช่วย เช่น
การมีแต่ของที่จำเป็นเท่านั้นในสถานที่ทำงาน ควบคุมโดยการใช้ป้ายแดงและมาตรฐานของสิ่งที่จำเป็นเพื่อระบุให้ทุกคนเห็นชัดถึงสิ่งที่ไม่จำเป็นและต้องรีบสะสางในเวลาที่กำหนด
การรักษาไว้ซึ่งการทำ ส สะดวก ต้องมีมาตรฐานของการใช้ป้ายสี แผนผัง หมายเลข แผ่นภาพ ที่มีความหมาย วิธีการปฏิบัติที่ทุกคน สามารถเข้าใจง่ายว่าเกิดความผิดปกติอะไรบ้างและมีผลกระทบต่อการปฏิบัติงานอย่างไร รวมถึงการหมั่นตรวจสอบอยู่เสมอโดยบุคลากรเอง
การรักษาไว้ซึ่งความสะอาดของหน่วยงาน ต้องมีอุปกรณ์ที่เหมาะสม วิธีการ เวลา การมอบหมายโดยการกำหนดพื้นที่ อุปกรณ์ให้บุคลากรทุกคนรับผิดชอบเป็นส่วนหนึ่งของงานประจำวันและทำให้เข้าใจถึงผลเสียที่จะ เกิดขึ้นหากไม่ทำความสะอาด
จากที่กล่าวมาแล้วเป็นเทคนิคโดยทั่วไป แต่ประเด็นสำคัญที่จะช่วยให้เกิดการรักษามาตรฐานคือ ผู้บังคับบัญชาต้องเป็นแบบอย่างและ คอยดูแลอยู่เสมอ

ขั้นตอนการดำเนินการเพื่อให้เกิดสุขลักษณะ

1. กำหนดให้ปฏิบัติ 3ส แรกอย่างต่อเนื่อง
คณะกรรมการ หัวหน้าพื้นที่หรือผู้ที่รับผิดชอบในการดำเนินกิจกรรม จะต้องพยายาม รณรงค์ส่งเสริมกระตุ้นให้บุคลากรทุกคน ในองค์กรปฏิบัติ 3ส แรกอย่างต่อเนื่อง เพราะความต่อเนื่องของการปฏิบัติจะนำไปสู่สุขลักษณะได้
2. กำหนดมาตรฐานในการปฏิบัติ 3ส อย่างชัดเจน
ความชัดเจนในการปฏิบัติ 3ส แรกนั้นเป็นสิ่งสำคัญที่จะทำให้มีการปฏิบัติได้อย่างต่อเนื่อง หากผู้ปฏิบัติไม่ทราบว่า ตนเองต้องปฏิบัติอย่างไร จะทำให้ไม่สามารถปฏิบัติได้ หรืออาจจะปฏิบัติไม่ถูกวิธี และสุดท้ายก็จะไม่ปฏิบัติในที่สุด
3. หัวหน้าหมั่นติดตามผลการปฏิบัติเพื่อรักษามาตรฐาน
หัวหน้าจะต้องเป็นผู้นำในการปฏิบัติ และจะต้องเป็นผู้คอยหมั่นตรวจสอบผลการปฏิบัติและสามารถให้คำแนะนำในการแก้ไขได้ การติดตามผลการปฏิบัติจะทำให้สามารถทราบถึงความคืบหน้าของการปฏิบัติและการรักษามาตรฐานของหน่วยงานของตนเองได้
4. ปรับปรุงมาตรฐานให้ดีขึ้นอยู่เสมอ มาตรฐานที่กำหนดขึ้น
ไม่จำเป็นว่ากำหนดขึ้นมาแล้วจะต้องใช้ตลอดไปโดยไม่มีการเปลี่ยนแปลง หากเวลาหรือสิ่งต่าง ๆ เปลี่ยนไป อาจจะต้องปรับปรุงมาตรฐานให้เหมาะสมด้วย

หัวใจของ ส สุขลักษณะ
การรักษามาตรฐานและการปรับปรุงให้ดีขึ้น