พื้นที่ส่วนสำนักงาน
 
   

แฟ้มเอกสาร

สันแฟ้มและการจัดเก็บเอกสาร (download สันแฟ้มเอกสาร คลิก แล้วเลือก save)


หลักการและเหตุผล

1. เพื่อให้การจัดเก็บเอกสาร รวมทั้งการทำสันแฟ้มเป็นไปในแนวทางเดียวกันทั่วทั้งองค์กร
2. ให้สะดวกและรวดเร็วในการค้นหาเอกสาร
3. เพื่อให้ง่ายต่อการสังเกต เมื่อมีเอกสารใดหายไป

ขอบเขต

มาตรฐานนี้ใช้เฉพาะแฟ้มเอกสารที่ใช้เก็บเอกสารขนาด A4 เท่านั้น ทั้งขนาด ของแฟ้ม A 120 (ใหญ่) และ A125 (เล็ก)

หัวใจในการปฏิบัติ

มีที่สำหรับของทุกสิ่งและของทุกสิ่งต้องอยู่ในที่ของมัน

วิธีการและขั้นตอนการปฏิบัติ

1. กำหนดชื่อของเอกสารและกำหนดที่อยู่ของเอกสารให้ง่ายต่อการค้นหา
2. จัดทำสันแฟ้มโดยใช้รูปแบบที่กำหนด
3. การจัดเก็บต้องคำนึงถึงหลักดังนี้
- การจัดเก็บต้องมีประสิทธิภาพ เก็บและหยิบใช้ได้ทันทีไม่เสียเวลา
- ต้องไม่ให้ของที่จัดเก็บเสื่อมสภาพ
- การจัดเก็บต้องไม่ก่อให้เกิดอันตราย

รูปแบบสันแฟ้ม (ตามตัวอย่าง)
1. สันแฟ้ม ต้องมีสัญลักษณ์ของหน่วยงาน (โลโก้คณะศึกษาศาสตร์)
2. มีชื่อหน่วยงาน เพื่อให้รู้ว่าแฟ้มนั้นเป็นของหน่วยงานใด
3. มีหมายเลขประจำแฟ้ม กรณีมีหลายแฟ้มให้เรียงลำดับตั้งแต่ 1 จนถึงแฟ้มสุดท้าย